Recursos de Internet del ámbito archivístico. Artículo 

Evolución del uso de Internet por parte de los archivos

En 1994 los archivos de la Administración pública y las bibliotecas universitarias de los EEUU crean los primeros web sites archivísticos. En 1995, el Ministerio de Cultura español hace accesible a través de Internet los Puntos de Información Cltural del CIDA. En 1996, aparecen en España los primeros web sistes: Arxiu d´Imatges Emili Massanas de la Diputació de Girona, Arxiu-Museu de la Parròquia de Santa María de Mataró, Arxiu Municipal de Vila-Real, Castellón.

Los primeros web sites españoles, surgieron del esfuerzo individual y aislado de algunos archiveros, incluso de estudiantes, con escaso o inexistente apoyo por parte de su organización. Ofrecían información general del archivo, una edición electrónica de la guía del archivo o inventario de aguna serie documental relevante, algunos enlaces a otros recursos archivísticos, etc.

Actualmente, se ha evolucionado en el número de web sites y en la incorporación de elementos técnicos aprovechando, sobretodo, la información automatizada de la que ya se disponía. Se está en una fase en la que el web site de la institución archivística está consolidada. Prácticamente cualquier centro de archivo cuenta con un web site o con un web dentro del site corporativo, aunque se limite a una función de mera presencia testimonial dentro de la Red. Es ya la segunda fase en la que se desarrollan websites dirigidos de forma exclusiva al profesional de los archivos: weblogs, portales y web sites más allá de los de las asociaciones profesionales que se enmarcan como un espacio de trabajo colaborativo, de intercambio de información técnica y de difusión de documentación de trabajo de interés para la profesión. La Web 2.0 también ha llegado al mundo de los archiveros.

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Parámetros para un web site de calidad

Criterios cualitativos: título que identifique al archivo, el usuario cuenta con información suficiente para decidir continuar visitando el sitio, acceso a los instrumentos de descripción, información sobre la institución productora, información sobre el funcionamiento del archivo...

Criterios cuantitativos: tamaño documental e informático,densidad hipertextual, profundidad del site, número de enlaces internos, tasa de enlaces válidos, número de citas recibidas...

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Consejos para diseñar un sitio web de archivo

Un web site de archivo ha de ser un instrumento de prestación de servicios, dinámico y actualizado. No ha de ser simplemente una reproducción de un folleto institucional.

Ha de contener: Información sobre los objectivos del web site; Información sobre la institución: histórica, competencias, estructura organizativa, programas de trabajo, directorios (e-mails y teléfonos), dirección física y forma de acceso; Información sobre los servicios prestados vía web, por correspondencia o localmente; Adecuación del lenguaje usado a los diferentes tipos de usuario; Información sobre los contenidos del web site y documentos que se pueden imprimir; Información sobre derechos de autor; Información sobre el responsable del contenido de cada página (incluyendo el e-mail); Enlaces actualizados, relacionados con la administración pública dentro de la cual forma parte la institución archivística; Informaciones sobre programas, planes, proyectos de la institución; Información sobre el patrimonio documental custodiado; Instrumentos de descripción (on line, off line, en base de datos ...); Estructura de funcionamiento de atención al usuario: horario y condiciones; Servicios archivísticos prestados (obtención de copias de documentos, por ejemplo) localmente y vía correo electrónico; Información sobre la metodología archivística aplicada: clasificación y descripción, evaluación y transferencias, uso de las TIC; Legislación archivística.

Debe evitarse: Páginas HTML con textos largos y uso indiscriminado de imágenes; Expresions del tipo "Clique aquí", sin más explicaciones; Diseño que retarde la carga de la página, en especial, la Principal; Utilización de recursos gráficos que imposibiliten la impresión integral de texto e imagen (combinaciones de colores o monocromáticas); Páginas en construcción; Páginas con diseños diferentes: Página principal y dependientes han de configurarse según una hoja de estilo que otorgue uniformidad.

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Clases de web sites de archivos

Web Folleto: Es el folleto o tríptico de difusión de la institución, pero en formato electrónico. Vinculado a centros de archivos de ámbito territorial reducido, generalmente pertenecientes a pequeños municipios, que, gracias a la iniciativa personal del archivero, y aprovechando exíguos recursos, aprovechan Internet como otro medio de divulgación.

Web de primera aproximación: La información que ofrece permite al investigador tomar la decisión de si vale la pena desplazarse al archivo para realizar la consulta de sus fondos "in situ", pero no ofrece, aparte de la información general englobada en el caso anterior, servicios adicionales accesibles en linea. Suelen ser centros de archivo pertenecientes a la administración pública que cede al archivo una o varias páginas del web site institucional.

Web instrumento de descripción: El punto fuerte del web site y la concentración de esfuerzos reside en la descripción documental a través de la consulta de catálogos a nivel, en muchas ocasiones, de unidad documental. El objetivo de la web es que el usuario pueda llevar a cabo la primera fase de su investigación a través del acceso en linea al instrumento de descripción, sin necesidad de desplazarase a la sala de consulta, sólo en el caso que desee consultar el documento. Suele aprovecharse la automatización del proceso descriptivo de los fondos para divulgar esta información de gran valía para el navegante-investigador.

Web site con servicios extras: Son web sites que ofrecen no sólo información, sino también servicios diferenciados según el perfil del visitante: investigador, aficionado, ciudadano, estudiante, profesorado, etc. Pretende dar un mayor alcance al ámbito de servicio del centro de archivo por medio de un medio ya no tan nuevo, como es Internet, que permite obviar la territorialidad, la temporalidad, optimiza recursos ya existentes y abre la posibilidad de crear otros nuevos con una inversión mínima.

Web archivo virtual: En ella existe la posibilidad de consulta en línea de una serie documental a nivel de unidad. Es factible y aconsejable sólo tras un minucioso examen de pros y contras, pero los centros de archivo que nos ofrecen este servicio, suelen permitir el acceso (libre o restingido) a una o pocas series documentales que.

Portal archivístico: Actualmente parece que un web site ya se ha quedado corto. Ha aparecido el portal en tanto en cuanto es la puerta para iniciar la navegación y es el punto de encuentro para el grupo de usuarios afines a una temática concreta: la archivística. Pretende prestar servicios a los usuarios facilitando el acceso directo a recursos de información relevantes, ofreciendo herramientas que faciliten esa búsqueda informacional, posibilitando la personalización al usuario.

Web 2.0.: La Web 2.0 o Web social se entiende como plataforma para la comunicación bidireccional de la información y el conocimiento: el usuario puede convertirse también en productor de contenidos. Pretender proporcionar nuevos servicios y nuevas maneras de proporcionarlos, no sólo a los usuarios de los centros de archivos, sino al colectivo profesional creando una red de conocimiento colectivo que cualquiera puede contribuir a enriquecer. Los contenidos vienen determinados en buena parte procedentes del feedback del usuario. Cuenta con blogs, wikis, foros, etc.

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Selección de recursos para archiveros

Legislación y normativa archivística: Legislación archivística de la asociación de archiveros valencianos, Normativa de la Diputación de Cultura de la Generalitat de Catalunya, Legislación de archivos del Ministerio de Cultura.

Publicaciones y revistas electrónicas: Comma, BID, Butlletí Associació d´Arxivers de Catalunya.

Listas de distribución: Archivalia, Arxifòrum, Archives-nra discussion list.

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